KPMS Audyt
KPMS Audyt jest modułem dedykowanym dla Działów Jakości oraz Komórek Ciągłego Doskonalenia umożliwiającym rejestrację, planowanie, nadzór i weryfikację działań naprawczych i zapobiegawczych, związanych z zaleceniami i potencjałami, niezgodnościami zidentyfikowanymi np. w trakcie audytów wewnętrznych i zewnętrznych. Dodatkowo moduł służy do rejestrowania zgłoszeń BHP / KAIZEN / TAG (zgłoszenia nieprawidłowości jakie mają miejsce na terenie zakładu, tzw. żółte i czerwone kartki).
System umożliwia:
- rejestrację niezgodności, zaleceń i potencjałów będących wynikiem audytów
- zgłoszenia napotkanych nieprawidłowości BHP/TAG lub pomysłów KAIZEN
- wspomaganie w delegowaniu zadań i planowaniu zadań w zakresie zdefiniowanych niezgodności, zaleceń i potencjałów oraz nieprawidłowość TAG/BHP/ KAIZEN
- nadzór i kontrolę nad realizacją działań korekcyjnych, korygujących, potencjałów oraz nieprawidłowości
- powiadomienia o delegowaniu zadań do osób odpowiedzialnych oraz przypomnienia o zbliżającym się / przekroczonym terminie realizacji
- przejrzyste raportowanie stanu poszczególnych działań.
Korzyści z wdrożenia KPMS Audyt:
- uporządkowanie procesu obsługi obserwacji po audytowych (zalecenia, niezgodności, potencjały) dzięki zastosowaniu dedykowanego rozwiązania stanowiącego jeden, spójny kanał rejestracji i obsługi
- organizacja i usprawnienie przepływu informacji dzięki zgromadzeniu danych w bazie systemu (jedno, centralne miejsce dla wszystkich zainteresowanych)
- wsparcie w procesie planowania działań naprawczych i zapobiegawczych
- ułatwienie oceny realizowanych działań w obszarze jakości
- ułatwienie dostępu do kluczowych informacji
- możliwość szybkiego wglądu wydelegowanego zadania i kontroli ich realizacji
- możliwość szybkiego dostępu do wykazu przydzielonych prac
- poprawa terminowości realizowanych działań dzięki automatycznym powiadomieniom o przydzielonych oraz o przeterminowanych zadaniach
- ograniczenie nieefektywnej komunikacji mailowej dzięki zastosowaniu elektronicznej ewidencji kart niezgodności, potencjałów, zaleceń, anomalii, żółtych kartek
- redukcja/wyeliminowanie trudnej do „ogarnięcia” dokumentacji papierowej
- ułatwienie nadzoru nad zaplanowanymi działaniami dzięki dedykowanym, przekrojowym raportom
- zastąpienie zapisów papierowych systemem elektronicznym, w pełni zgodnym z wymaganiami i regulacjami branżowymi (zgodność z 21 CFR part 11oraz Aneksem 11 do EU GMP).
Najczęściej zadawane pytania – KPMS Audyt
System dopuszcza standardowy rodzaj zgłoszeń poaudytowych jakim jest: Niezgodność, potencjał, zalecenie.
Podstawą stwierdzenia może być audyt zewnętrzny, audyt wewnętrzny, kontrola i każde inne stwierdzenie. Definiowanie podstawy stwierdzeń jest w systemie parametryzowane.
Tak, system pozwala na typowanie osób odpowiedzialnych za rozwiązanie. Osoba taka ma możliwości przyjęcia lub odrzucenia wezwania. W tym drugim przypadku zawsze z komentarzem odmawiającym
Zalecenie poaudytowe można zgłosić w systemie z każdego systemu. Definicja systemów jest w KPMS Audyt parametryzowana. Najczęściej wybieranymi systemami są systemy ISO 9001, ISO 14001, BHP, PPOŻ, FSC i inne.
Tak, system ma możliwość dołączania załączników do zaleceń. Każdy z plików obsługiwanych przez Windows może być załącznikiem w systemie.
System odpowiada za to aby komórka organizacyjna w firmie zajmująca się zalecaniami , np. Dział Jakości miała stały nadzór nad wszystkimi zalecaniami poadytowymi zebranymi w jednym miejscu czyli w systemie. System tez ma ułatwiać prace związaną z obsługa tych zaleceń, monitorować ich status oraz przypominać o terminach – bieżących lub tych ze statusem przedawnione. System ma tez umożliwiać wgląd w historyczną listę zaleceń.
Tak, osoba odpowiedzialną za planowanie ww działań przekazuję je do realizacji osobom za to odpowiedzialnym (wyznaczonym w toku zadania). Po wykonaniu tych działań (które tez są przez system monitorowane) następuję akceptacja przez osobę nadzorującą. W przypadku braku takiej akceptacji system pozwala na korektę bądź cofnięcie zadania do ponownego wyznaczenia.
Koszty wdrożenia są zależne od takich czynników jak: ilość licencji, ewentualny zakres modyfikacji systemu do potrzeb klienta, ewentualny zakres integracji z innymi systemami jeśli funkcjonują u klienta, zakres prac wdrożeniowych (ilość dni szkoleń, konsultacji). Aby poznać przybliżone koszty wdrożenia najlepiej skonsultować się z doradcą klienta. Podczas prezentacji specjalista ustala z Państwem, które elementy systemu są potrzebne i to dopiero pozwoli na rzetelne przygotowanie wyceny.
Opłata za system jest jednorazowa aczkolwiek odbywa się etapami, po każdym etapie wdrożenia. Po zakończeniu wdrożenia żadne opłaty nie są pobierane.
Nie ma ogólnodostępnej wersji testowej, ponieważ każdy projekt jest przygotowywany indywidualnie w zależności od potrze klienta, na dalszym etapie jest możliwość przygotowania wersji demo
Każda firma funkcjonuje inaczej, dlatego przedstawianie wyników wdrożenia systemu nie jest adekwatne z tym jakie efekty przyniesie system w państwa firmie, ale w raportach rocznych wyniki są widoczne(obniżone koszty).