KPMS Dokumentacja – System elektronicznego obiegu dokumentów w firmie
KPMS Dokumentacja to moduł dedykowany dla Działu Jakości w zakresie zarządzania obiegiem dokumentacji jakościowej oraz walidacyjnej. Wspiera proces zarządzania dokumentacją w zakresie zarządzania procesem przygotowania i oceny dokumentacji, gdzie jest już koncepcja o utworzeniu nowej instrukcji oraz zarządzania całą dokumentacją, gdy mamy wiele dokumentów, które wymagają nadzoru, czy automatyzacji, a tym samym wprowadzenia do systemu.
W przypadku procesu zarządzania procesem przygotowania i oceny dokumentacji system umożliwia:
- Pełną kontrolę oraz nadzór nad wersjonowaniem dokumentów, gdzie jest potrzeba tworzenia przeglądów dokumentów, wprowadzania zmian, modyfikacji.
- Optymalizację procesu tworzenia dokumentacji i oceny. System umożliwia nadzór na procesem tworzenia dokumentacji, umożliwia powoływanie zespołu autorskiego, w skład którego wybierane są osoby nadzorujące tworzenie dokumentów, opracowujące dokumenty, weryfikujące oraz zatwierdzające. Moduł zapewnia automatyzację obiegu dokumentów za pomocą powiadomień mailowych do poszczególnych osób z zespołu o zakończeniu poszczególnych prac, na podstawie których osoby uprawnione mogą przechodzić do kolejnego etapu np. weryfikacji. System wskazuje użytkownikom termin do kiedy dokumenty mają być przygotowane. Proces optymalizacji skraca czas obiegu dokumentów, umożliwia podgląd do tabeli aktualnych czynności procesowych, czy automatyczną kontrolę bieżącego statusu dokumentów.
W przypadku zarządzania całą dokumentacją, moduł KPMS Dokumentacja umożliwia identyfikowalność dokumentacji, łatwe filtrowanie, kontrolę nad dostępem do dokumentacji, automatyczne zarządzanie przeglądami dokumentacji, statusami czy wersjonowaniem oraz numeracją dokumentów.
Zarządzanie obiegiem dokumentów – korzyści z wdrożenia KPMS Dokumentacja:
- Elektroniczny obieg dokumentów, rezygnacja z wersji papierowej.
- Optymalizacja procesu tworzenia i oceny dokumentacji.
- Nadzór nad modyfikacjami dokumentów.
- Nadzór nad wersjonowaniem dokumentów.
- Nadzór nad kolejnością wykonywanych czynności w obiegu dokumentów.
- Skrócenie czasu akceptacji dokumentów.
- Łatwy i szybki dostęp osób uprawnionych do pełnej dokumentacji.
- Ułatwione wyszukiwanie właściwego dokumentu dzięki zastosowaniu prostej filtracji.
- Proste zestawienia statystyczne poszczególnych czynności.
- Zabezpieczona archiwizacja dokumentacji.
- System jest walidowalny, dodatkowo oferujemy przeprowadzenie procesu walidacji.
Najczęściej zadawane pytania
System KPMS Dokumentacja wspomaga zarządzanie obiegiem dokumentacji jakościowej oraz walidacyjnej. System umożliwia planowanie, nadzór i realizację zadań związanych z opracowaniem oraz przeglądami dokumentacji jakościowej, walidacyjnej czy technicznej, a także zarządzanie obiegiem dokumentów w organizacji.
System KPMS Dokumentacja dedykowany jest dla działu jakości, jednak struktura organizacyjna każdego zakładu jest inna, dlatego system dedykowany jest również dla osób z innych działów, które przygotowują dokumentację, np. kierownik produkcji.
W systemie możemy uwzględnić wszystkie dokumenty, które obowiązują w danej firmie. Najczęściej są to dokumenty takie jak:
• procedury
• instrukcje
• receptury
• projekty
• inne.
System KPMS Dokumentacja ma dwa rodzaje licencji:
• KPMS Dokumentacja – Nadzór – dla osób opracowujących dokumentację.
• KPMS Dokumentacja – Dostęp – dla osób z dostępem do gotowych dokumentów.
O dostępie do dokumentacji decyduje zakupiona liczba licencji na system dla jednocześnie pracujących użytkowników. Oznacza to, że w danym momencie może mieć dostęp do dokumentów tyle osób ile jest wykupionych licencji na dostęp, a w rzeczywistości użytkowników może być znacznie więcej. O tym kto z pracowników zakładu ma dostęp do dokumentacji decyduje firma korzystająca z systemu KPMS Dokumentacja.
Dokumenty można udostępniać do pojedynczych osób lub / i do całych komórek organizacyjnych.
Dokumenty tworzone lub modyfikowane są przez utworzony w tym celu zespół autorski w skład którego wchodzi:
opracowujący, odpowiedzialny za przygotowanie dokumentu,weryfikujący, odpowiedzialny za weryfikację dokumentu i odesłanie go do dalszego opracowania w przypadku wystąpienia nieprawidłowości, zatwierdzający, odpowiedzialny za zatwierdzenie dokumentu przed publikacją.
Wyróżniamy 3 etapy procedowania dokumentów:
a) Opracowanie dokumentu, gdzie dokument jest opracowywany lub modyfikowany.
b) Weryfikacja dokumentu, gdzie osoba weryfikująca sprawdza poprawność opracowanego dokumentu. Weryfikujący otrzymuje powiadomienie e-mail o zakończeniu czynności opracowania dokumentu i możliwości podjęcia czynności weryfikacji.
c) Zatwierdzenie dokumentu, gdzie osoba zatwierdzająca kończy proces procedowania za pomocą przycisku „Zakończ czynności”.
Po zatwierdzeniu w rejestrze zlecenie widnieje jako zatwierdzone, w związku z tym osoba zlecająca utworzenie lub modyfikacje dokumentu udostępnia dokument z podaniem dokładnej daty od kiedy dokument będzie obowiązywał. Osoby mające dostęp do dokumentacji mogą wówczas ją pobrać.
Tak, system KPMS Dokumentacja automatycznie wysyła drogą mailową do poszczególnych członków zespołu autorskiego powiadomienia o zakończeniu prac przez poprzednika i możliwości rozpoczęcia dalszych działań.
System ma możliwość importowania dokumentów z innego systemu. Mamy do wyboru dwa sposoby importu:
• Import pojedynczych dokumentów – proces ten jest wykorzystywany w przypadku niewielkiej liczby dokumentów lub są one poddawane weryfikacji.
• Import wielu dokumentów – proces ten jest wykorzystywany w przypadku dużej liczby dokumentów.
W rejestrze dokumentów istnieje możliwość budowania powiązań pomiędzy dokumentami. Dokumentowi znajdującemu się w rejestrze można nadać status „dokumentu nadrzędnego”, jak również zmienić jego status na „dokument podrzędny”, budując w ten sposób całą strukturę dokumentów powiązanych.
Tak, system ma możliwość wglądu do dokumentów, które były tworzone / modyfikowane sprzed kilkunastu lat, pod warunkiem, że były zaimportowane do systemu.