KPMS Quality

KPMS Quality jest modułem dedykowanym dla Działów Jakości oraz Komórek Ciągłego Doskonalenia umożliwiającym rejestrację, planowanie, nadzór i weryfikację działań naprawczych i zapobiegawczych, związanych z zaleceniami i potencjałami, niezgodnościami zidentyfikowanymi np. w trakcie auditów wewnętrznych i zewnętrznych. Dodatkowo moduł służy do rejestrowania zgłoszeń TAG/BHP (zgłoszenia nieprawidłowości jakie mają miejsce na terenie zakładu, tzw. żółte i czerwone kartki). 

System umożliwia:

• Rejestrację niezgodności, zaleceń i potencjałów będących wynikiem audytów
• Zgłoszenia napotkanych nieprawidłowości BHP/TAG
• Wspomaganie w delegowaniu zadań i planowaniu zadań w zakresie zdefiniowanych niezgodności, zaleceń i potencjałów oraz nieprawidłowość TAG/BHP
• Nadzór i kontrolę nad realizacją działań korekcyjnych, korygujących, potencjałów oraz nieprawidłowości
• Powiadomienia o delegowaniu zadań do osób odpowiedzialnych oraz przypomnienia o zbliżającym się / przekroczonym terminie realizacji
• Przejrzyste raportowanie stanu poszczególnych działań.

W ramach modułu można rejestrować, przydzielać, dokumentować oraz weryfikować zagadnienia wynikające z obserwacji i zaleceń audytowych oraz zgłoszeń TAG/BHP.  W przypadku zgłoszeń poaudytowych (niezgodności, zalecenia, potencjały) definiowane są działania naprawcze i zapobiegawcze, które stają się zleceniami do realizacji. Do każdego działania przypisana jest osoba odpowiedzialna wraz z opisem wymagań i terminem realizacji. Wykonane zadanie jest weryfikowane i oceniane m. in. pod kątem jego skuteczności. Na koniec zagadnienie jest zamykane ze statusem „skuteczne” lub „odrzucone”. Na każdym etapie, niezależnie od roli użytkownika w rozwiązywaniu problemu istnieje możliwość komentowania i wysyłania wiadomości do innych uczestników procesu. Terminowości pilnuje moduł powiadomień – KPMS Info, który informuje o zbliżających się terminach, przekroczeniach i obowiązkach. Użytkownicy mogą w dowolnym momencie dokonać przeglądu listy zadań, szczegółów konkretnego zagadnienia oraz raportować sytuację. W przypadku zgłoszeń TAG/BHP każde zgłoszenie jest rejestrowane w bazie systemu z unikalnym numerem i uzyskuje status „Zgłoszone”. Zadania mogą być przydzielane przez osoby zarządzające innym pracownikom lub przejmowane bezpośrednio przez osoby odpowiedzialne za rozwiązanie – osób zaangażowanych w dane zgłoszenie może być wiele. Po przejęciu zgłoszenia status zmienia się na „Realizowane”. Po zakończeniu wszystkich prac zgłoszenie jest zamykane, co skutkuje zmianą statusu na „Zakończone”. Dodatkowo możliwe jest śledzenie statusu realizacji zgłoszenia oraz raportowanie w dowolnym okresie czasu i wg dowolnych kryteriów (miejsce wystąpienia, czas, zgłaszający, rozwiązujący, anomalnie, priorytety).

Korzyści z wdrożenia KPMS Quality:

• Uporządkowanie procesu obsługi obserwacji poauditowych (zalecenia, niezgodności, potencjały) dzięki zastosowaniu dedykowanego rozwiązania stanowiącego jeden, spójny kanał rejestracji i obsługi.
• Organizacja i usprawnienie przepływu informacji dzięki zgromadzeniu danych w bazie systemu (jedno, centralne miejsce dla wszystkich zainteresowanych).
• Wsparcie w procesie planowania działań naprawczych i zapobiegawczych.
• Ułatwienie oceny realizowanych działań w obszarze jakości.
• Ułatwienie dostępu do kluczowych informacji.
• Możliwość szybkiego wglądu wydelegowanego zadania i kontroli ich realizacji.
• Możliwość szybkiego dostępu do wykazu przydzielonych prac.
• Poprawa terminowości realizowanych działań dzięki automatycznym powiadomieniom o przydzielonych oraz o przeterminowanych zadaniach.
• Ograniczenie nieefektywnej komunikacji mailowej dzięki zastosowaniu elektronicznej ewidencji kart niezgodności, potencjałów, zaleceń, anomalii, żółtych kartek.
• Redukcja/wyeliminowanie trudnej do „ogarnięcia” dokumentacji papierowej
• Ułatwienie nadzoru nad zaplanowanymi działaniami dzięki dedykowanym, przekrojowym raportom.
• Zastąpienie zapisów papierowych systemem elektronicznym, w pełni zgodnym z wymaganiami i regulacjami branżowymi.