KPMS Dokumentacja to moduł dedykowany dla Działu Jakości w zakresie zarządzania obiegiem dokumentacji jakościowej oraz walidacyjnej. Wspiera proces zarządzania dokumentacją w zakresie zarządzania procesem przygotowania i oceny dokumentacji, gdzie jest już koncepcja o utworzeniu nowej instrukcji oraz zarządzania całą dokumentacją, gdy mamy wiele dokumentów, które wymagają nadzoru, czy automatyzacji, a tym samym wprowadzenia do systemu.
W przypadku procesu zarządzania procesem przygotowania i oceny dokumentacji system umożliwia:
- Pełną kontrolę oraz nadzór nad wersjonowaniem dokumentów, gdzie jest potrzeba tworzenia przeglądów dokumentów, wprowadzania zmian, modyfikacji.
- Optymalizację procesu tworzenia dokumentacji i oceny. System umożliwia nadzór na procesem tworzenia dokumentacji, umożliwia powoływanie zespołu autorskiego, w skład którego wybierane są osoby nadzorujące tworzenie dokumentów, opracowujące dokumenty, weryfikujące oraz zatwierdzające. Moduł zapewnia automatyzację obiegu dokumentów za pomocą powiadomień mailowych do poszczególnych osób z zespołu o zakończeniu poszczególnych prac, na podstawie których osoby uprawnione mogą przechodzić do kolejnego etapu np. weryfikacji. System wskazuje użytkownikom termin do kiedy dokumenty mają być przygotowane. Proces optymalizacji skraca czas obiegu dokumentów, umożliwia podgląd do tabeli aktualnych czynności procesowych, czy automatyczną kontrolę bieżącego statusu dokumentów.
W przypadku zarządzania całą dokumentacją, moduł KPMS Dokumentacja umożliwia identyfikowalność dokumentacji, łatwe filtrowanie, kontrolę nad dostępem do dokumentacji, automatyczne zarządzanie przeglądami dokumentacji, statusami czy wersjonowaniem oraz numeracją dokumentów.
Korzyści z wdrożenia KPMS Dokumentacja:
- Elektroniczny obieg dokumentów, rezygnacja z wersji papierowej.
- Optymalizacja procesu tworzenia i oceny dokumentacji.
- Nadzór nad modyfikacjami dokumentów.
- Nadzór nad wersjonowaniem dokumentów.
- Nadzór nad kolejnością wykonywanych czynności w obiegu dokumentów.
- Skrócenie czasu akceptacji dokumentów.
- Łatwy i szybki dostęp osób uprawnionych do pełnej dokumentacji.
- Ułatwione wyszukiwanie właściwego dokumentu dzięki zastosowaniu prostej filtracji.
- Proste zestawienia statystyczne poszczególnych czynności.
- Zabezpieczona archiwizacja dokumentacji.
- System jest walidowalny, dodatkowo oferujemy przeprowadzenie procesu walidacji.